Technologie posledních dekád ovlivňují výkon práce všech povolání. Pojišťovnictví nevyjímaje. Možná jsou mezi vámi ti, kteří ještě pamatují faxy a první mobilní telefony. Pokud mezi pionýry pojišťovnictví v ČR nepatříte, podívejte se do našeho historického okénka, jak vypadaly procesy zpracování smluv od revoluce po současnost.
Posledních dvacet pět let se počítačové technologie vyvíjejí ve prospěch snižování administrativní a finanční náročnosti na zpracování a uchovávání smluvních dokumentů. Dříve byl výbuchem techniky pro přenos informací fax, následovalo kopírování a skenování dokumentů multifunkčními zařízeními a zasílání kopií dokumentů mailem. Podpis smluvních dokumentů probíhá osobně, anebo jsou dokumenty zasílány klientům poštou, a na adresu makléře či pojišťovny opět vráceny fyzicky poštou.
Ano, ta tiskárna se sluchátkem je fax
Vývoj technologií za účelem zjednodušování pracovních postupů a snižování finanční náročnosti na administrativu je soustavný a bez hranic. Za počátek vývoje technologie pro zjednodušení práce pojišťovacího makléře budeme považovat období krátce po sametové revoluci.
Makléř se bez informací o klientovi a některých písemných podkladů neobejde. Jedná se například o popis provozovaných činností, schémata výroby, účetní sestavy, dotazníky, výpis z obchodního rejstříku. Důležité jsou také smluvní dokumenty mezi klientem a makléřem. Zplnomocnění makléře k zastupování klienta při jednání s pojišťovnami, a smlouva o spolupráci mezi klientem a makléřem. Výsledkem spolupráce je pojistná smlouva. Zpracování, podpis a archivace všech podkladů a smluvních dokumentů je časově i finančně náročná administrativní práce.
Plynulý vývoj technologií postupně administrativní náročnost snižuje.
Dříve se kopie podkladů v tlustých obálkách posílaly makléři poštou. Po vynálezu faxu se zasílání podkladů významně urychlilo. Podklady byly dostupné v řádu minut, a ne v řádu dní. Nesmělo ovšem nastat na straně příjemce k technologické chybě ve smyslu absence inkoustu anebo papíru v přístroji. Pak zavládla všeobecná panika a kancelář hromadně sháněla papírovou roli a toner. Další oříšek spočíval ve zjišťování pořadí vytištěných stránek, které se díky rolovanému papíru nepřehledně kupily kolem faxu. Podklady získané z faxu se nedaly uchovávat dlouhou dobu, protože po nějaké době inkoust z papíru vymizel.
S rozšířenějším využíváním počítačů bylo možné převážnou většinu podkladů poskytnout v elektronické podobě. Vyplněné dotazníky, popisy výrobních procesů a obsáhlé účetní sestavy majetku zpracované v excelu se mohly ukládat v datové podobě na diskety. Opět přišla na řadu služba staré dobré pošty, která diskety fyzicky doručovala na místo určení do druhého dne. Zasílání mailem nebylo před dvaceti lety běžné, protože kapacita přenosu dat byla omezena. Nehledě na skutečnost, že mailová adresa nebyla přístupná pro všechny zaměstnance. Deset let na to, po zavedení mailové adresy každému pracovníkovi a rozšíření kapacity přenášených dat, je zasílání dat mailem ideální forma předání podkladů, se kterými je nutné dále pracovat.
Při osobním jednání v prostorách klientovy společnosti jsou zpravidla makléři předkládány k nahlédnutí dokumenty popisující míru zabezpečení proti požáru, proti odcizení apod. Pokud je klient ochoten kopii těchto dokumentů makléři poskytnout a nemá momentálně k dispozici kopírku, může si makléř vybavený chytrým telefonem pořídit kopii dokumentu ihned. Nemusí klienta úkolovat kopírováním, skenováním a zasíláním dokumentu mailem. K tomuto účelu slouží makléři aplikace uložená v mobilu, která je volně dosažitelná na internetu. Pomocí této aplikace je možné dokument vyfotit, ihned zkomprimovat například do formátu pdf a poslat mailem asistentce k uložení, anebo na svou osobní adresu k dalšímu zpracování.
Nejdůležitější dokument pro předložení jakékoli nabídky vždy byl, je a bude výpis z obchodního rejstříku podnikatele nebo společnosti. Za aktuální výpis z obchodního rejstříku byl považován originál poskytnutý příslušným soudem mladší 3 měsíců. Klient musel osobně dojít na obchodní soud, uhradit poplatek za vydání originálu 50,- Kč, originál dokumentu zapůjčit makléři k pořízení kopie, případně ofotit dokument sám a poslat poštou. Později, s vynálezem scanaru, bylo alespoň možné originál výpisu naskenovat a poslat mailem. Dnes je naprosto dostačující předložení Výpisu z OR staženého z internetu, zdarma. Toto umožňuje online přístup k listinám společnosti uložených na www.justice.cz anebo webové stránky ministerstva financí České republiky.
Smluvní dokumenty jako je Plná moc a Smlouva o spolupráci v oblasti pojištění se stále podepisují v papírové podobě ve dvou vyhotoveních. Pojistné smlouvy se podepisují ve třech i více vyhotoveních. Velkou pomocí je v tomto případě nástup dynamického biometrického podpisu, takzvané DPB.
Zavedení DBP pojišťovnám šetří nejen náklady na provoz tiskárny, náplň do tiskárny, papír, ale i náklady na převoz a uskladnění papírové dokumentace v archivu a v konečném důsledku se může zrychlit celý s danou agendou související proces. Průměrná finanční úspora na jeden dokument je 25,- Kč. Klient podepisuje dokument perem na podepisovacím zařízení. Dokument je automaticky uložen a může být ihned odeslán pojišťovně i klientovi. Podepisovací zařízení je například jednoúčelový signpad připojený k počítači přes USB nebo dotykový tablet s operačním systémem Android, Windows.
Makléř vybavený tabletem a chytrou aplikací je schopen uspokojit klientovy potřeby v oblasti pojištění během jedné návštěvy bez další mailové anebo poštovní komunikace. Šetří tím čas klientův i svůj.
Neustávající vývoj a používání moderních technologií a aplikací povede k dalšímu snižování nákladů a časové náročnosti na administrativu. Zároveň je to další ze silných nástrojů, který zmírňuje negativní vlivy lidského konání na kvalitu životního prostředí.
Autor: Dagmar Drabíková
Externí redaktorka
Komentáře
Přidat komentář